Lean Management im Gesundheitswesen: Die Bedeutung von Lean Healthcare

Lean Management bedeutet übersetzt so viel wie „schlankes Management“ und ist ein ursprünglich aus Japan stammender Managementansatz. Das Konzept strebt dabei allgemein nach ständiger Verbesserung und versucht Verschwendung sowie nicht-wertschöpfende Prozesse zu eliminieren. Aspekte wie Überlastung und Unausgeglichenheit sind im Lean Management ebenfalls deplatziert. Im Zentrum aller Bemühungen stehen die Schaffung von echtem Mehrwert definiert aus Kundensicht sowie eine Reduktion der Kosten.

Auch im Gesundheitswesen ist Lean Management dabei angekommen und wird hier in Form von Lean Healthcare implementiert. In Zeiten des zunehmenden Mangels an ausgebildetem Gesundheitspersonal, rücken Begriffe wie Prozessoptimierung, Kosteneffizienz und Wertschöpfung zunehmend auch in den Fokus von Spitalbetreibern/-innen. Kritiker/innen sehen darin allerdings nur eine neu verpackte weitere Sparmassnahme.

Wie die Lean Management Prinzipien auf das Gesundheitswesen übertragen werden können und welche Ansatzpunkte es dabei konkret gibt, klärt der folgende Beitrag.

Lean Management – Definition

Der Begriff Lean Management beschreibt primär die Optimierung von Prozessen durch Erfassung aller Ebenen eines Unternehmens und verfolgt die Ziele Kostenreduktion und Kundenorientierung. Dabei soll jedoch keine Arbeitsverdichtung durch Stellenabbau und Sparmassnahmen stattfinden, sondern vielmehr durch Dezentralisierung und Simultanisierung sowie eine ständige Optimierung von Abläufen innerhalb des gesamten Unternehmens eine Zielerreichung ermöglicht werden.

Diese Optimierungen sollen hierbei möglichst dazu führen, dass eine grössere Wertschöpfung im Sinne der Kunden/-innen bzw. im Spitalkontext der Patienten/-innen erbracht werden kann. Durch den Kundenfokus und dessen Bedürfnisbefriedigung werden auf der anderen Seite jedoch auch unnötige Prozessschritte langfristig eliminiert, die nicht zum Kundennutzen beitragen. Auch verschwenderische Bereiche werden zugunsten der Verbesserung eingekürzt, um überflüssige Elemente aus dem Prozess zu entfernen.

Analog zur Anwendung des Lean Managementansatzes in Unternehmen, lässt sich dieser auch in Gesundheitseinrichtungen wiederfinden und dort mit Blick auf die Patienten/-innen und einen optimierten Ablauf integrieren. Das macht das Lean Management auch für den medizinischen Sektor interessant.

Lean Healthcare

Die Umsetzung des Lean Managements im Kontext des Gesundheitswesens wird als Lean Healthcare bezeichnet. Hier steht dabei im Gegensatz zum Konzeptursprung die Prozessoptimierung mit Blick auf den Nutzen der Patienten/-innen im Mittelpunkt. Durch entsprechende Konzepte und Werkzeuge wird mit Lean Healthcare primär das Ziel verfolgt, die Behandlungsqualität und -sicherheit zu steigern. Somit wird die Qualität des Patientenerlebnisses in einem Spital oder einer anderweitigen Gesundheitseinrichtung in den Fokus gerückt. Die echte Wertigkeit wird dabei aus Sicht des/-r individuellen Patienten/-in definiert. Des Weiteren spielen auch hier die Wirtschaftlichkeit des Systems sowie die Reduktion von Verschwendung innerhalb der Prozesse eine wichtige Rolle.

Lean Healthcare soll dabei beispielsweise kürzere Warte- und Behandlungszeiten ermöglichen, überflüssige Wege reduzieren oder zu hohe Lagerbestände eliminieren. Durch stetige Selbstkontrolle und Optimierung soll hierbei eine kontinuierliche Verbesserung erfolgen.

Die Besonderheit im Vergleich zur Industrie, ist im Gesundheitssektor ausserdem folgende: Der/die Patient/in erlebt die Behandlung in einem Krankenhaus unmittelbar mit. Die Qualität des Prozesses und der Wert des Endproduktes, sprich hier die Behandlungsqualität, werden somit unmittelbar über die Patientenzufriedenheit definiert.

Lean Management – Prinzipien

Das Konzept des Lean Managements verfolgt im Wesentlichen fünf Leitprinzipien, welche sich in abgewandelter Form auch im Rahmen der Lean Healthcare finden lassen. Hierzu gehören:

1. Wertdefinition aus Kundensicht
2. Wertstrom identifizieren
3. Umsetzung des Fluss-Prinzips
4. Pull-Prinzip nutzen
5. Anstreben von Perfektion

Mit dem/-r Kunden/-in im Betrachtungsfokus ist es hierbei zunächst wichtig, zu identifizieren, zu beschreiben und zu definieren welchen Wert diese/r dem Produkt bzw. der Dienstleistung zurechnet. Hierzu sollten Antworten darauf gegeben werden, was der/die Kunde/-in wirklich benötigt, was diese/r schätzt und wofür diese/r bereit ist zu zahlen. Ähnliche Fragen tauchen hierbei auch aus Sicht der Lean Healthcare auf.

Im nächsten Schritt ist es dann wichtig, den eigenen Wertstrom zu identifizieren. Indem man den gesamten Prozess inklusive externer Beteiligter bewertet, wird hierbei der Fokus auf die Wertschöpfung gelenkt. Dadurch können Ressourcen sinnvoll eingesetzt und überflüssiger Aufwand eliminiert werden.

Das Fluss-Prinzip als nächsten Schritt umzusetzen, gilt im Lean Management als besonders schwierig, da es durch Aspekte wie Lagerung oder Organisationselemente in den meisten Einrichtungen regelmässig zu Unterbrechungen des Prozessflusses und damit zu Verschwendung kommt. Bei diesem Prinzip werden hierbei verschiedene Arten des Flusses klassifiziert. Im Gesundheitswesen sind zum Beispiel der Material- und Behandlungsfluss sowie Informationsflüsse am entschiedensten. Angestrebt wird dabei eine fliessende Wertschöpfungskette. In einem Spital ist ein solcher Prozess beispielsweise die Behandlung eines/-r Patienten/-in von der Aufnahme bis zur Entlassung.

Das Pull-Prinzip ist die Folge der Punkte eins bis drei. Denn durch die Ausrichtung auf die Kundeninteressen und die Einführung des Fluss-Prinzips, wird eine Produktion erst dann ausgelöst, wenn Kunden/-innen eine Bestellung auslösen. Das Pull-Prinzip zielt also darauf ab, Lagerbestände möglichst zu vermeiden und damit den gesamten Prozess der Bestandssuche, -pflege und -logistik zu verschlanken.

Als letzter Schritt wird das Anstreben von Perfektion angesehen. Lean Management ist grundsätzlich kein Sprint, sondern vielmehr ein Marathon in Form einer sich stetig selbst verbessernden Daueraufgabe. Auf allen Ebenen einer Institution können dabei regelmässige Verbesserungspunkte aufgedeckt und somit Anpassungen vorgenommen werden. Ziel ist es hierbei auch, dass die involvierten Mitarbeiter/innen selbstständig Verbesserungsmöglichkeiten aufdecken und somit zur kontinuierlichen Optimierung beitragen. Dies lässt sich analog auf den Bereich des Gesundheitswesens übertragen.

Bei Lean Healthcare sind daneben weitere grundlegende Prinzipien zu berücksichtigen, zu denen neben der bereits angesprochenen Patientenorientierung auch die Verbesserung der Systemleistung zählt. Weiterhin soll auch im Spitalkontext eine kontinuierliche Optimierung erreichen werden.

Lean Management – Bedeutung im Gesundheitswesen

Wie in der industriellen Umsetzung, kann auch Lean Management im Gesundheitswesen durch Fokus auf die Patientenzufriedenheit, Optimierung der Prozesse und Reduktion von Verschwendung in vielschichtiger Art und Weise zu einer Verbesserung der Versorgung beitragen. Um Lean Management in Einrichtungen des Gesundheitswesens umzusetzen und zu leben, sind dabei bestimmte Ziele und Rahmenbedingungen zu erfüllen. Dazu gehört beispielsweise die Planung überschaubarer Schritte.

Auch die Konzentration auf das Wesentliche sowie eine konsequente Anleitung und Führung durch die Vorgesetzten sind hierbei von Bedeutung. Daneben sollten in den Institutionen Standards definiert und deren Umsetzung sichergestellt und überprüft werden. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht sind auch die Einrichtung von Controlling-Instrumenten sowie einer adäquaten Qualitätssicherung wichtig.

Lean Management – Ansatzpunkte im Gesundheitswesen

Bei der Umsetzung von Lean Management im Gesundheitswesen gilt es konkrete Schlüsselbereiche zu beachten. Dabei spielen unter anderem Aspekte wie die adäquate Qualifizierung der Mitarbeiter/innen, das Verhalten der Führungskräfte sowie Prozessabläufe und patientenorientierte Logistik eine Rolle. Welche Ansatzpunkte es dabei innerhalb der Lean Healthcare gibt und wie sich die Schlüsselbereiche zusammensetzen, wird in den nachfolgenden Abschnitten erläutert.

Ansatzpunkte im Bereich Kompetenz und Einstellung

Die Umsetzung der Lean-Philosophie kann nur dann wirklich erfolgreich gelingen, wenn sie von allen Mitarbeitern/-innen getragen und im Arbeitsalltag (vor-)gelebt wird. Hierfür ist es daher zunächst wichtig, Führungskräfte entsprechend zu sensibilisieren, zu qualifizieren und in die Thematik einzuarbeiten, damit diese anschliessend mit gutem Beispiel voran gehen können. Hiermit soll auch sichergestellt werden, dass alle Hierarchieebenen durchdrungen werden und Lean Healthcare die gesamte Einrichtung umfasst.

Die Aus- und Weiterbildung von Mitarbeitern/-innen ist ebenfalls ein zu berücksichtigender Faktor, da auch diese Teil der Umsetzung sind. Nur mit ausreichendem Anlernen und Vermittlung aller benötigten Informationen, können sich diese optimal in die Anpassungen einbringen. Des Weiteren kann man somit das Verständnis und die Motivation zur Umsetzung von Lean Healtcare bei allen Akteuren/-innen erheblich steigern. Im Bereich Personal können dabei beispielsweise auch Erfolgsbeteiligungen beim Aufdecken von Einsparungs- oder Optimierungspotenzial an Mitarbeiter/innen gezahlt werden. Wie die Ausgestaltung dessen im Einzelnen aussieht, kann jedoch von Institution zu Institution variieren. Wichtig bei der Gestaltung ist hierbei, eine für die Einrichtung und deren Werte passende Herangehensweise und Umsetzung zu wählen.

Im Zusammenhang mit dem Bereich „Kompetenz und Einstellung“ lassen sich dabei verschiedene Lean Management Methoden zur Realisation von Lean Healthcare finden. Dazu zählen zum Beispiel Kaikaku und Kaizen aber auch Lean Trainings zur Vermittlung des notwendigen Wissens stellen einen Ansatzpunkt dar. Kaikaku ist ein Begriff aus dem Japanischen, der „Transformation“ oder „drastischer Wandel“ bedeutet und wegen der häufig schnellen und starken Veränderungen im Unternehmen auch als „radikal“ beschrieben wird.

Auch der Begriff Kaizen stammt aus dem Japanischen und bedeutet „Verbesserung“. Hierbei sollen durch die Einbeziehung aller Mitarbeiter/innen und deren Kenntnisse über den eigenen Arbeitsprozess kleinschrittige Veränderungen und dadurch stetige Verbesserung angestrebt werden. Im Gesundheitswesen sind demnach alle beteiligten medizinischen Fachkräfte einzubeziehen.

Ansatzpunkte im Bereich Organisation und Management

Der Fokus in diesem Bereich des Lean Managements liegt auf der Führungsebene. Vor allem eine konsequente und verständliche Umsetzung durch die Führungskräfte, führt dazu, dass die Lean-Philosophie von der breiten Masse der Mitarbeiter/innen angenommen und selbst gelebt wird. Hierzu ist es jedoch zunächst wichtig, dass auch im Führungsbereich die notwendigen Kompetenzen vorhanden sind. Um eine durchgängige Implementierung des Lean Konzeptes (auch im Gesundheitswesen) zu ermöglichen, müssen Führungskräfte daher nicht nur auf einen passenden Führungsstil setzen, sondern ebenfalls einen Blick auf weitere relevante Bereiche haben. Hierzu zählen zum Beispiel das Controlling und der Einsatz passender Kennzahlen sowie deren fortlaufende Kontrolle.

Einen neuen Managementansatz wie das Lean Management einzuführen, bedeutet zunächst einen entsprechenden finanziellen und personellen Aufwand für eine Einrichtung. Um diesen zu rechtfertigen, machen beispielsweise Erfolgsmessungskennzahlen verschiedener Art durchaus Sinn und bieten auch für Spitäler eine gute Argumentationsgrundlage.

Ansatzpunkte im Bereich Prozesse und Infrastruktur

Auch im Bereich „Prozesse und Infrastruktur“ gibt es einige Ansatzpunkte, die die Einführung von Lean Management in einem Spital begleiten und den „Fluss“ innerhalb dessen herstellen sowie dauerhaft aufrechterhalten können. Nachfolgend sind daher einige Aspekte aufgeführt, denen man in diesem Zusammenhang Beachtung schenken sollte.

Lagermanagement

Das Lagermanagement in einem Spital stellt eine grosse Herausforderung dar, da Material ständig verfügbar sein muss und bei fehlendem Material unmittelbar mit der Wartezeit von Patienten/-innen verknüpft ist. Daher liegen in der Lagerlogistik auch grosse Verbesserungschancen. Hier kann beispielsweise kann die Verwendungshäufigkeit darüber entscheiden, ob Materialen dezentral (nahe des Verwendungsortes) oder zentral (in einem grossen Lager ausserhalb des Verwendungsortes) aufbewahrt werden.

Bestandsmanagement

Das Bestandsmanagement ist mit der Lagerlogistik eng verknüpft. Grosse Bestände binden Kapital und kosten während ihrer Lagerung Geld. Im Lean Management können sie daher auch für Verschwendung stehen. Demnach ist es für jede Einrichtung wichtig, Lagerbestände zu optimieren, um Lagerzeiten zu reduzieren und den Kapitaleinsatz zu minimieren. Ein ausgewogenes Bestandsmanagement ist daher essenziell.

Weiter Ansatzpunkte

Ein weiterer Ansatzpunkt, der in Zusammenhang mit der Verschlankung von Prozessen und der Optimierung der Infrastruktur steht, ist die Fokussierung auf die Patient Journey (Patientenfluss). Hierbei werden sämtliche Stationen eines/-r Patienten/-in innerhalb eines Spitals erfasst und durch dessen/deren eigene Perspektive ergänzt. Somit können zusätzliche Informationen gewonnen werden, die im Rahmen der Patientenorientierung ausserst nützlich sind.

Daneben können die Präferenzen von Patienten/-innen sowie deren Sicherheit Aspekte zur Umsetzung von Lean Management und Lean Healthcare sein. Auch die Berücksichtigung von Themen wie Wartezeiten und Barrieren sind bei der Fluss-Betrachtung wichtig.

Lean Management – Tools

Um die einzelnen Aspekte des Lean Managements in den verschiedenen Bereichen besser und effizienter umsetzen zu können, gibt es einige Werkzeuge, die Einrichtungen hierfür anwenden können. Zu diesen Tools gehört beispielsweise die 5-Why-Technik mit deren Hilfe Problemursachen durch fünfmaliges Hinterfragen mit der Frage „Warum?“ aufgespürt werden sollen.

Verschwendung auf einer Station kann man daneben unter anderem mit Hilfe eines Spaghetti-Diagramms visualisieren. Hierfür werden alle Laufwege einzelner Akteure/-innen aufgezeichnet. So kann man zum Beispiel unnötige Wartezeiten oder Umwege detektieren.

Ein weiteres beliebtes Lean Management Tool ist die Hourly-Safety-Round, die das Ziel verfolgt, dass jede/r Patient/in mindestens stündlich von einer Pflegefachperson gesehen wird. Wieder erwartend bedeutet dies in der Regel keine Mehrarbeit, sondern führt dazu, dass unter anderem die Klingel seltener von Patienten/-innen genutzt wird. Ausserdem sinkt das Auftreten von Komplikationen, wie zum Beispiel Stürzen und die Zufriedenheit auf Seite der Behandelten steigt. Weiterhin ist das Huddle-Board ein mögliches Werkzeug. Dieses soll dazu dienen, den Klinikalltag zu koordinieren, indem alle Beteiligten ständig über relevante Geschehnisse oder Kennzahlen informiert sind.

Je nach individueller Zielsetzung und abhängig vom Geschäftsbereich, in dem sie angewendet werden sollen, stehen noch eine Vielzahl weiterer Tools zur Verfügung. Grundsätzlich wichtig ist auch hierbei, dass sich Einrichtungen vorab auf eine individuelle Toolbox festlegen und die beteiligten Mitarbeiter/innen ausführlich in deren Anwendung schulen.

Lean Management – Weiterbildungen im Bereich Lean Healthcare

Lean Management bietet in Form von Lean Healthcare im Gesundheitswesen vielfältige Anpassungsmöglichkeiten. Entsprechend werden daher auch gut ausgebildete Fachkräfte benötigt, die den Umsetzungsprozess und die dauerhafte Optimierung begleiten. Schweizweit gibt es dabei verschiedene Möglichkeiten für Interessierte sich weiterzubilden.

So können an verschiedenen Hochschulen Weiterbildungen im Bereich Lean Healtcare besucht werden, die mit einem Certificate of Advanced Studies, kurz CAS, abschliessen. Die Ausbildung dauert hierbei zwischen einem Semester und einem Jahr und setzt unter anderem relevante Berufserfahrung voraus. Alternativ kann man jedoch auch verschiedene Lehrgänge oder Seminare mit einem Themenschwerpunkt im Bereich Lean Healtcare besuchen.

Passende Jobs im Gesundheitswesen

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